Главная / Новости / Почему закупки не успевают за бизнесом?
Сложности и пути автоматизации отдела закупок

Почему закупки не успевают за

бизнесом?

сложности и пути

автоматизации отдела закупок

Давайте поговорим об автоматизации закупок. Этот отдел часто остаётся без должного внимания в плане внедрения технологий. Кажется, что автоматизировать здесь нечего: получили заявку, закупили необходимые комплектующие. Но мы знаем, что работа отдела закупок гораздо сложнее.
На практике оказывается, что 53% всех срывов сроков производства происходят из-за ошибок, связанных с закупками. Это может быть несвоевременная закупка, приобретение ненужных товаров или покупка впрок, когда товар оказывается невостребованным. В результате не только срываются сроки, но и замораживаются средства.
Рассмотрим пример: компания с оборотом в 7,3 миллиарда рублей имеет запасы на сумму 4,1 миллиарда. А другая компания, с оборотом в 300 миллионов рублей, заморозила на своих складах 136 миллионов рублей в виде запасов и так далее. Эти данные взяты из бухгалтерского баланса среднестатистического заказчика нашей компании. Незадействованные запасы - это упущенные возможности: невыплаченные премии, отсутствие средств на закупку оборудования для расширения производства и многое другое.




Мы спросили наших клиентов о том, как функционирует их отдел закупок, и собрали следующую статистику:

Влияет ли текущая организация бизнес-процесса закупок на срыв сроков производства на предприятии?
  • Да, часто нарушаем сроки - 20%
  • Да, бывает - 80%
  • Нет - 0%

Каким образом в отдел закупок попадает информация о потребности в материалах и комплектующих?
  • Служебные записки/заявки в бумажном виде, с визами согласующих - 40%
  • Заявки по электронной почте, которые отдел закупок заносит в таблицу - 10%
  • Разные источники, не регламентирован процесс - 45%
  • Через информационные системы - 5%

Есть ли единый источник хранения информации об актуальных составах изделий?
  • Нет, данные в таблицах Excel и/или в других форматах - 100%
  • Да, есть PDM система или ее часть - 0%

Есть ли на предприятии система адресного хранения на складе?
  • Да - 13%
  • Нет - 82%
  • Не слышали об этом - 5%


Эти данные наводят на размышления о необходимости автоматизации процессов закупок и управления запасами. Закупки для предприятия - это не просто процесс приобретения товаров и материалов. Это ключевой элемент, который влияет на все основные бизнес-процессы производства и напрямую затрагивает оборотный капитал компании и операционную эффективность предприятия в целом.

Что дает внедрение системы автоматизации закупок?

  • Прежде всего мы говорим о сокращение стоимости закупочного цикла. Это подразумевает не только прямые затраты, но и скрытые издержки, которые часто недооценивают: цену ошибок при планировании закупок, когда неверный прогноз приводит к дополнительным расходам; последствия импульсных решений о закупке «впрок»: например, приобретение избыточных объемов из‑за небольшой скидки (1,5%) может оказаться невыгодным в долгосрочной перспективе; расходы на содержание запасов: товары, купленные когда‑то «на всякий случай», годами занимают складские площади и «замораживают» оборотные средства.
  • Сокращение времени закупочного цикла помогает точно следовать плану производства, вовремя выпускать и отгружать продукцию, что обеспечивает своевременную оплату.
  • Минимизация излишних запасов - задача непростая, особенно в условиях российской реальности, где точно спланировать закупки бывает затруднительно. Однако в ситуации дефицита оборотных средств контроль за запасами становится особенно актуальным.
  • Обеспечение производства в срок — это не значит, что нужно покрыть все потребности производственного процесса. Речь идет о своевременном обеспечении конкретной стадии или этапа производства. Если производственный цикл длится долго, нет необходимости закупать все материалы сразу. Можно планировать закупки в соответствии с этапами производства.
  • Сокращение неликвидов и оптимизация поставок и логистики. Эти два пункта, полагаю, не требуют дополнительных пояснений.
  • Оптимизация работы персонала - автоматизация рутинных задач, снижение количества ошибок и сокращение сроков согласования.


Следующий логичный вопрос, а какие специализированные системы можно использовать для автоматизации процессов закупок? Где подход эффективнее? Исторически есть два инструмента, которые используют каждый первый заказчик - это Excel с локальными таблицами и 1С ERP.

Рассмотрим основные инструменты.

Excel — идеальный инструмент для точечных расчетов, локального учета и быстрых сценариев, особенно на начальном этапе или при небольшом ассортименте товаров. Однако с увеличением количества SKU, поставщиков и участников процесса возрастает доля ручной консолидации данных, что повышает риск расхождения версий и снижает эффективность работы.

1С ERP — это мощная система для учета: она отлично справляется с документами, отслеживанием остатков и движений, финансовым и складским учетом. 1С ERP предоставляет единое хранилище данных по всему предприятию, что делает ее надежной основой для базового учета и выполнения операций. Однако, несмотря на все свои преимущества, система не позволяет оперативно управлять составом изделий и вносить срочные изменения.

Несколько лет назад мы осознали, что ни один из существующих инструментов не способен полностью охватить все ключевые критерии эффективности закупок. Это побудило нас к разработке собственного решения — системы планирования и управления закупками, способной удовлетворить самые высокие требования.
Уже сейчас за плечами мы имеем более десяти успешно реализованных проектов: мы не просто выстраивали систему закупок, а добивались конкретных результатов на каждом этапе.


Что на наш взгляд должна обеспечивать современная система управления закупками на предприятии?

  • Единое окно сбора заявок на закупки со всех подразделений: на 60% меньше времени на рутинные операции и работу с разными документами и системами;
  • Прозрачность процессов, мониторинг: сотрудники производственных подразделений или руководители в любой момент сами могут отследить статус и срок по требуемой позиции;
  • Хранение данных, документов, истории изменений, истории цены, аналитику цен по прошлым периодам закупок: вся оперативная информация о принятии решений должна храниться в одном месте
  • Согласование в электронном виде: сокращает время закупочного цикла, делает коммуникацию проще;
  • Контроль сроков. Минимизацию срывов сроков производства из-за не вовремя купленных или забытых позиций: система подсказывает, какие позиции еще не переданы в лот и сколько дней осталось до дедлайна;
  • Работу с актуальной базой составов изделий, с ревизиями и заменами: работа с нормативно-справочной информацией позволяет сделать процессы сквозными и системными.
  • Сквозной процесс обмена данными с отделом продаж и производством: возможность работать в единой системе или интеграция
  • Контроль и мониторинг работы с поставщиками: оценка работы, контактные лица, своевременность поставок, скидки и т.д.

Практика показывает, что проблемы закупок редко связаны с недостатком компетенций сотрудников. Чаще всего причина — в отсутствии прозрачных процессов, единого источника данных и инструментов, позволяющих принимать решения на основе актуальной информации, а не ручных расчетов и разрозненных таблиц. Когда закупки становятся управляемым, цифровым процессом, предприятие получает не просто удобный инструмент, а реальный механизм повышения операционной эффективности.

Сегодня вопрос уже не в том, нужна ли автоматизация закупок, а в том, как внедрить ее правильно, с учетом специфики предприятия, текущих процессов и стратегических целей развития.

Если вы видите, что закупки начинают тормозить производство, склады переполнены, а сроки согласований растягиваются -это сигнал к изменениям. Даже точечный аудит процессов позволяет выявить скрытые потери и определить быстрые точки роста эффективности.

Мы готовы провести консультацию и показать, какие именно резервы повышения эффективности закупок существуют в вашей компании, какие процессы можно оптимизировать в первую очередь и какой экономический эффект это может дать уже в краткосрочной перспективе.
Свяжитесь с нами, чтобы получить персональную консультацию и сделать закупки управляемым инструментом развития вашего бизнеса.